Verslo valdymo sistemų privalumai ir ko joms dar trūksta?

Dažnai tie, kurie nėra susidūrę su verslo valdymo sistemomis (VVS) arba dar tik pradeda domėtis jomis ir pritaikymu savo versle, svarsto, kas yra tokios programos, kokie jų privalumai. O pasirinkimui įsigyti tokias programas padeda ir trūkumų apžvalga. Taigi, kas įeina į sąvoką verslo valdymo sistemos bei kokie yra jų pliusai ir minusai?

Verslo valdymo sistema – kas tai?

Verslo valdymo sistema dažnai žymima trumpiniais VVS arba ERP – anglišku trumpiniu enterprise resource planning. Iš esmės, tai yra visa verslui skirta programinė įranga, sukurta įmonės valdymo kompiuterizavimui. Dažniausiai VVS suprantama kaip sistema, skirta visiems įmonės padaliniams ir funkcijoms sujungti, kad būtų galima tenkinti skirtingų padalinių poreikius ir padėti įmonei harmoningai veikti bei funkcionuoti.

Programinė įranga gali apimti ir integruotis į visus įmonės verslo procesus, yra naudojama apskaitos vedimo palengvinimui, efektyvesniam resursų naudojimui, kontaktų ir jų duomenų bazės valdymui, analitinių ataskaitų sudarymui bei eksportavimui, efektyviam tiekimo grandinės veikimui ir užtikrinimui.

Verslo valdymo sistema susideda iš atskirų modulių, kurie gali būti pasirinkti pagal konkrečius įmonės poreikius. Pavyzdžiui, įmonė „Dineta“ savo klientams siūlo verslo valdymo sistemos paketą iš 9 skirtingų modulių. Dineta.erp sudaro internetinė buhalterinės apskaitos programa, mobilioji operacijų programėlė, internetinė darbo užmokesčio programa, kasos programa, savitarnai pritaikyta kasos sistema, elektroninės prekybos sistema ir elektroninė parduotuvė, internetinė atsargų valdymo ir užsakymų programa (tiekimo grandinės valdymo sistema), internetinė verslo duomenų bazių analitinė programa, BI įrankis bei internetinė ryšių su klientais ir pardavimų proceso automatizavimo sistema CRM.

„Šiuolaikinėms verslo valdymo programoms būdinga tai, kad jos įgalina kokybišką naujų verslo organizavimo formų kūrimą, o jos įdiegimas įmonėje reiškia pačios organizacijos pokyčius. Įmonės, taikydamos mūsų verslo valdymo sprendimus, paprastai pagerina kasdienės veiklos operacijas, sumažina veiklos kaštus, o padidėjęs informacijos pateikimo skaidrumas įmonės vadovams suteikia plačias galimybes laiku priimti reikiamus sprendimus“, – apie „Dineta“ kuriamas verslo valdymo sistemas kalba įmonės atstovas Giedrius Židonis.

Programos privalumai akivaizdūs

Vienas iš esminių punktų, kodėl specialistai tikrai patars rinktis verslo valdymo sistemą – įvairių jos modulių pagalba optimizuojamas verslo procesas, taip padidinamos pajamos, sumažinami kaštai, padidinamas pelnas ir vadovai, savininkai mato, kokia yra įmonės situacija. Tai jiems leidžia priimti teisingus sprendimus laiku.

„Pirmiausia, verta rinktis internetinę verslo valdymo sistemą. Tokia programa skirta tiek vadovams, tiek buhalteriams. Dabar vadovas standartiškai klausia buhalterio, kokios yra pajamos, kokia įmonės situacija, koks pelnas. Šiuo atveju, vadovas gali per atstumą prisijungti prie programos ir pats pasižiūrėti įvairius parametrus, pjūvius, jam nereikia skambinti ir klausti. Ypač aktualu, kai įmonė, o dažniausiai mažos įmonės taip ir daro, turi buhalterines paslaugas teikiančią įmonę, kuri duomenis veda kažkur pas save programoje, o šioji nepasiekiama iš išorės. Mūsų atveju, labai patogu, kai buhalteris ir vadovas sėdi skirtinguose miestuose ar skirtingose darbo vietose ir viską gali matyti net be skambučio atsakingam asmeniui“, – vieną iš programos privalumų įvardija G. Židonis.

Į šią verslo analitikai skirtą programą vadovas gali ir pats suvesti norimus duomenis, išrašyti sąskaitą faktūrą, importuoti banko operacijas, kad pamatytų naujausią ir aktualiausią informaciją.

„Galima nesunkiai gauti buhalterines ataskaitas, metines ataskaitas, kas sutaupo įmonių darbuotojams tikrai daug laiko. Preliminarias ataskaitas įmonės vadovai su verslo valdymo sistemomis gali pasidaryti ir savarankiškai, buhalteriui belieka peržvelgti ir pasirašyti“, – sako „Dineta“ atstovas.

Debesų technologijos – itin saugios

Tokios internetinės programos tikrai įgauna populiarumo pagreitį. Jos sudarytos debesų technologijų pagrindu, tad nereikia turėti serverio, instaliuoti duomenų bazės, nereikia diegti įvairių antivirusinių programų, samdyti IT inžinierių, kuris prižiūrėtų sistemą.

„Visa sistema yra debesų technologijų pagrindu ir mes, kaip kūrėjai, pasirūpiname visais serveriais. Viskas ko reikia įmonei – tai paprastas kompiuteris ir internetas“, – dar vieną privalumą išskiria Giedrius Židonis.

Daug kas gali baimintis, kad viskas, kas yra internete, debesų technologijose, yra nesaugu, kažkas gali nutekinti informaciją. Tačiau specialistai sako, kad bijoti tikrai nereikia.

„Mes, ypač dėl karo, ėmėmės papildomų saugumo priemonių. Visi duomenys papildomai dar kopijuojami į kitą šalį, mūsų atveju į Norvegiją, tam, kad jei kažkas atsitiktų Lietuvoje, duomenys būtų saugūs. Taip pat darome kopijas, kiekvieną dieną už paskutinę savaitę. Taip pat naudojame saugų https protokolą, slaptažodžių sistemą, serveriai yra saugomi „Telia“ duomenų centruose. Nėra taip, kad patys kažkur vienoje vietoje saugome. Naudojamos ir įvairios priemonės bei programos, kad sistema nebūtų nulaužta“, – saugumą užtikrina „Dineta“ atstovas.

Galimi minimalūs patobulinimai

Paklaustas apie verslo valdymo programų trūkumus, šios srities specialistas G. Židonis sako, kad visada atsiranda vietų, kurias galima tobulinti, tačiau tai būtų minimalūs, vartotojo poreikius tenkinantys pakeitimai.

„Galima būtų tam tikrose vietose sumažinti paspaudimų skaičių operacijos kelyje. Pavyzdžiui, kažkokiai operacijai atlikti dabar reikia paspausti tris mygtukus. Visada galima padaryti, kad užtektų paspausti tik du mygtukus ar vieną. Kai kas gali norėti išskirtinio, ypatingo programų dizaino, vadinamojo interface, kad būtų malonus akiai. Žinoma, galėtų būti daugiau grafinės analitikos, grafinių ataskaitų, kur informacija būtų pateikta patraukliau. Tai labiau vartotojo patogumo ar įpročių tobulinimai, nes visa kita yra – turime sukūrę pačių įvairiausių funkcijų. Fukcionalumo pusė išties gerai išpildyta. Galima dar būtų įtraukti ChatGPT, kad dirbtinis intelektas padėtų dirbti su programa. Taip būtų galima bendrauti su programa, o ne tik įvedinėti duomenis“, – minimalius programos trūkumus įvardija „Dineta“ atstovas.

Reklama