Ekmel Cilingir. Vėluojantys mokėjimai – ką daryti, kad klientai laiku apmokėtų sąskaitas

Europos Komisijos (EK) duomenimis, vienas iš keturių bankrotų ES šalyse įvyksta dėl pavėluotų sąskaitų mokėjimų. Vėlavimas verslininkams kelia didžiulių problemų – kenčia atlyginimai, sustoja investicijos ir pinigų srautai. Skaičiuojama, kad pavėluotų mokėjimų išieškojimas Europos įmonėms kasmet kainuoja 275 mlrd. eurų.

Kaip teigia EK, kas sekundę ES išsiunčiama 500 sąskaitų faktūrų. Tačiau tik 200 iš jų apmokamos laiku. Dažniausiai nuo to kenčia smulkieji verslininkai. Europos Komisijos vertinimu, bendrai ES įmonės per dieną galėtų sutaupyti 158 mln. eurų, jei sumažėtų mokėjimų vėlavimas. Panaikinus vėluojančius mokėjimus viešajame sektoriuje būtų galima sukurti 900 tūkst. naujų darbo vietų. Manau, svarbu paminėti ir tai, kad net 20% įmonių mokėjimų vėlavimą laiko kliūtimi pereiti prie tvaresnės veiklos.

Tad ką daryti smulkių ir vidutinių verslų vadovams, kad pagerėtų įmonės klientų mokėjimo kultūra ir būtų galima išvengti ne tik pinigų srauto trikdžių, bet ir bankrotų?

Turbūt nei vienam žmogui, o tuo labiau verslininkui, nėra malonu priminti skolininkams apie laiku negautą užmokestį, tad reikėtų nejaukiems pokalbiams užkirsti kelią iš anksto. Pirmiausia su nauju klientu svarbu aiškiai apibrėžti mokėjimo sąlygas sutartyse ir sąskaitose faktūrose. Jums tereikia nurodyti konkrečią mokėjimo datą, delspinigius ir visas nuolaidas už išankstinį mokėjimą. Taip pat į sutartį galite įtraukti tikslų dienų skaičių, per kurį turi būti sumokama nuo sąskaitos išsiuntimo dienos. Prieš sudarant bet kokias verslo sutartis naudinga įsitikinti, kad klientai aiškiai viską supranta ir sutinka.

Valdant mažą ar vidutinį verslą vis dar egzistuoja susitarimai žodžiu, sąlygų išdėstymas „kaip draugas draugui“, skolos rašteliai ir panašūs oficialiai nepatvirtinti metodai. Jeigu tokius taikote iki šiol – nustokite. Versle itin svarbu įsitikinti, kad sąskaitos faktūros yra profesionaliai parašytos, lengvai suprantamos ir apima visą reikalingą informaciją: produktų ar paslaugų aprašymą, kiekį, vieneto kainą, bendrą sumą, mokėjimo sąlygas ir kontaktinę informaciją. Prie to reikėtų pridėti ir konkrečius apmokėjimo terminus, kad vėliau nekiltų nesklandumų neturint patvirtinto susitarimo įrodymo.

Dirbant su didesniais ar lojaliais klientais labai naudinga apsvarstyti galimybę pasiūlyti jiems išankstinio mokėjimo nuolaidas, kad greičiau apmokėtų sąskaitas faktūras. Iš kitos pusės vėluojantiems galima taikyti nuobaudas, pavyzdžiui, delspinigius. Nors panašiu principu veikia teisėsaugos skiriamos baudos kai kuriose Europos šalyse, tokia praktika veiksminga ir verslui Lietuvoje – juk visada geriau sumokėti mažiau. Toks metodas gali tapti naudinga paskata palaikyti sveiką mokėjimo kultūrą su klientais.

Dirbant su daugybe klientų nesunku praleisti vienas ar kitas įmokas ar tiesiog pamiršti mėnesiui – dviems. Trūkumas pastebimas tik tada, kai atsiranda neatitikimų pinigų sraute. Kiekvienam verslininkui derėtų ugdyti stebėjimo ir autorizacijos įprotį. Sukurkite sistemingą požiūrį į pradelstų mokėjimų stebėjimą. Galima nustatyti tikslią kiekvieno mėnesio dieną, kada peržiūrite visus mokėjimus. Jei pastebite vėluojančių – siųsti jiems priminimus iki nustatytos datos. Svarbu priminti, kad personalizuotas bendravimas kartais gali būti veiksmingesnis nei automatiniai priminimai, juk visi kartais ką nors pamirštame.

Jei vis dėlto, stokojate laiko stebėti visas gaunamas įmokas net ir kartą per mėnesį, galima įdiegti automatizuotas apskaitos ir sąskaitų faktūrų išrašymo sistemas, kad supaprastintumėte mokėjimo procesą. Jose galima nustatyti sąskaitos apmokėjimo patvirtinimą, todėl automatizavimas sumažins klaidų tikimybę, užtikrins nuoseklumą ir leis greičiau peržiūrėti mokėjimo ciklą.

Kiekvienam verslui naudinga klientams suteikti pasirinkimo galimybę. Tai reiškia, dar tariantis dėl būsimų sąskaitų apmokėjimo, naudinga pasiūlyti skirtingus būdus. Šiuo metu galima rinktis iš gausybės mokėjimo būdų, tad užtikrinkite, kad jūsų verslas juos siūlo. Galiausiai, kuo klientams lengviau sumokėti, tuo didesnė tikimybė, kad jie tai padarys greitai.

Finansų sektoriuje dirbančioms įmonėms įprasta tikrinti būsimų klientų kredito informaciją. Mažesni verslai tokią praktiką taiko retai, tačiau ją pasitelkus galima išvengti daugybės būsimų nesusipratimų, įskaitant ir mokėjimo vėlavimą. Kad neišgąsdintumėte galimų klientų galite paprasčiausiai paprašyti keleto dokumentų, pavyzdžiui, jų turimų paskolų ir kitų finansinių įsipareigojimų. Taip pat naudingos mėnesinių išlaidų ataskaitos. Konkrečių įmonių pajamos bei skolų dydžiai – prieinami viešai, tad šią informaciją galite rasti ir patys.

Sąskaitų išrašymas, gavimas bei mokėjimas labai glaudžiai susijęs su santykiais tarp tiekėjo ir kliento. Verslininkams bei verslų vadovams naudinga palaikyti tvirtus santykius su klientais. Teigiami santykiai gali paskatinti skaidresnes diskusijas apie mokėjimus ir galimus iššūkius abiems pusėms. Tai taip pat gali paskatinti klientus teikti pirmenybę jūsų sąskaitoms faktūroms, jeigu jie susiduria su finansiniais sunkumais. Dėmesys klientui – visada atneša teigiamos naudos įskaitant ir sąskaitų apmokėjimą.

Galiausiai, jeigu nepavyksta susitarti dėl vėluojančių mokėjimų, nebijokite imtis teisinių veiksmų. Nepavykus anksčiau išvardintiems veiksmams, jei klientas piktybiškai nemoka už gautus produktus ar paslaugas kreipkitės į teisininkus. Kad tai vyktų sklandžiai, pirmiausia turite sutartyse aiškiai nurodyti savo teises ir sąlygas, kurių nesilaikant klientui kils teisinių rūpesčių. Taip pat dar prieš atsiradus pirmajam skolininkui būkite pasiruošę – iš anksto susiraskite savo lūkesčius atitinkantį profesionalų advokatą, kuris vėliau spręs su verslu susijusias problemas.

Ekmel Cilingir, „EMBank“ stebėtojų tarybos pirmininkas